Qui a dit quoi pendant la visite?

La provenance fait partie du renseignement.

Un occupant peut mentionner une réparation, un entretien ou un événement passé. Cette information peut être utile sans constituer une observation directe de votre part. Notez sa provenance et le contexte nécessaire à sa compréhension.

Évitez les raccourcis qui transforment « le vendeur indique que » en une affirmation sans attribution. La nuance compte particulièrement lorsqu’un renseignement concerne une partie cachée du bâtiment ou un travail antérieur que vous ne pouvez pas examiner. Un propos rapporté et un document consulté ont également des provenances différentes.

Gardez les catégories distinctes.

Pendant la prise de notes, vous pouvez séparer ce que vous observez, ce qu’on vous rapporte et ce que vous devez vérifier. Cette organisation réduit le risque de fusionner ces éléments au moment de rédiger.

Dans un exemple fictif, un occupant indique qu’une infiltration aurait été réparée. Vous voyez une trace au plafond. Notez séparément la trace observée et le renseignement fourni. Aucun de ces deux éléments, pris isolément, ne vous permet nécessairement de confirmer l’efficacité d’une réparation cachée. Votre formulation doit conserver cette portée.

Révisez les reformulations.

Lorsqu’un texte est condensé, traduit ou reformulé par un outil, vérifiez que l’attribution n’a pas disparu. Une phrase plus courte peut faire perdre l’identité de la source ou le caractère non vérifié d’une information.

Revenez aussi aux documents obtenus. Notez ceux que vous avez réellement consultés et évitez de laisser entendre que vous avez examiné une pièce seulement mentionnée pendant la visite.

À la relecture finale, choisissez quelques renseignements provenant de tiers et remontez à leur origine. Si cette origine n’est plus identifiable, la formulation ou l’organisation du dossier mérite un ajustement. La clarté commence par la provenance.