Changer d’outil sans perdre ses repères.

Faites l’inventaire de ce qui compte.

Distinguez votre banque de formulations, vos dossiers en cours, vos rapports remis et les documents associés. Tous ces éléments n’ont pas nécessairement le même format d’exportation ni le même mode de reprise.

Demandez au fournisseur ce qui peut réellement être importé, ce qui doit être adapté et ce qui restera consultable séparément. Une promesse de transfert des données mérite d’être précisée avec des exemples de vos propres fichiers. Gardez vos originaux et travaillez sur des copies pendant les essais.

Essayez un petit ensemble représentatif.

Sélectionnez quelques constats courants, un texte plus long et une situation comportant plusieurs photos. Vérifiez les accents, les titres, les classements et les liens entre les éléments après transfert.

Reconstituez ensuite un dossier anonymisé de bout en bout. Votre test doit inclure les corrections et l’exportation du rapport. Vous verrez ainsi si les formulations sont seulement présentes dans le nouvel outil ou si elles sont réellement faciles à retrouver et à adapter pendant votre travail.

Choisissez le moment de basculer.

Évitez de répartir un même mandat actif entre deux systèmes sans méthode précise. Définissez quels nouveaux dossiers seront créés dans l’outil choisi et comment les anciens resteront accessibles.

Prévoyez le temps de prise en main et les questions à poser au soutien. Documentez les difficultés concrètes : une recherche qui ne retrouve pas le bon terme, une photo mal reprise ou une mise en page différente. Ces observations orientent la suite de la migration.

BatiFlow propose une banque personnelle et un parcours iPhone–Mac. L’importation automatique d’une banque existante provenant de Word, d’Excel ou d’un autre logiciel n’est pas disponible. Si vous envisagez une transition, évaluez séparément le travail nécessaire pour préparer vos formulations et la conservation de vos anciens dossiers.